קיימות שתי שיטות לדיווח על פעולות עסק:
א. דיווח לפי בסיס מצטבר.
ב. דיווח לפי בסיס מזומן.
לעניין ההבחנה בין שיטות הדיווח לפי בסיס מזומן או לפי בסיס מצטבר לבין שיטות הרישום ה"חד-צידי" או ה"דו-צידי", קבע בית המשפט העליון בעניין "קבוצת השומרים" (ע"א 494/87) כי אין קשר בין שיטות הרישום לצורת הדיווח ואין להתייחס לגודל העסק.
בפסק הדין בעניין "קבוצת השומרים" נקבע כי אין קשר הכרחי בין שיטת הרישום (שיטה כפולה או שיטה חד-צידית) לבין שיטת הדיווח על ההכנסות (על בסיס מצטבר או על בסיס מזומן). בכל אחת משיטות הרישום אפשר להגיע אל הדיווח בכל אחת משתי הצורות.
הזכות לדיווח על בסיס מזומן, דהיינו: על פי התקבולים והתשלומים בפועל בלבד, ניתנת לבעלי מקצועות חופשיים, לבעלי מלאכה ולעסקים קטנים, למתווכים וכו'. בתי המשפט אף קבעו לאחרונה כי זכות זו שמורה גם לחברות מסוימות בע"מ, בהתאם לאופי עסקן ולענף המשקי שאליו הן משתייכות.
בהוראת ביצוע מ"ה 8/2012 הביעו רשויות המס את עמדתן כי כאשר על פי כללי חשבונאות מקובלים ערכה החברה דוח כספי חשבונאי על בסיס מצטבר, לא ניתן לשנות את בסיס הדיווח בדוח ההתאמה לצורכי מס לבסיס מזומן, אלא ככל שקיימת הוראה מפורשת לעניין הכנסה מסוימת בדיני המס ובהתייחס להכנסה זו בלבד.
נישום המדווח לפי שיטת מזומן חייב לדאוג שכל הוצאותיו - לרבות על אלה: משכורת, תשלומים סוציאליים, טלפון, חשמל, צורכי משרד, מסים, פרסום וכו' - ישולמו בשיקים שיימשכו מהבנק עד 31.12.2014.
רכישת מוצרים ושירותים מסוימים ותשלום בעבורם ייחשבו להוצאה בשנת הרכישה, אם היא תהיה בסכומים סבירים. צריך לזכור שלפקידי השומה הסמכות לפסול עסקאות חריגות.
כך, למשל, ניתן להקדים רכישת פריטים אלה: צורכי משרד (לא כולל ציוד הנחשב לרכוש קבוע), צורכי ניקיון, מנוי על כתבי עת מקצועיים, תשלום דמי חבר וכד'. ניתן גם לערוך תיקונים ושיפוצים בהיקף סביר ולהקדים תשלומים של מיסי עירייה, תשלומים לחשמל ולביטוח. גם את המשכורות וההוצאות הנלוות בעבור חודש דצמבר צריך לשלם בפועל עוד לפני סוף שנת המס. הוא הדין, כמובן, בתשלומים לקרנות לפיצויים, להשתלמות ולגמל ותשלום לביטוחים אישיים שונים.
ניתן לדחות קבלת הכנסות באופן סביר לשנה הבאה. מצוין בזה כי קבלת שיק, אשר פירעונו הוא בעתיד, אינה נחשבת אצל המדווחים על בסיס מזומן כהכנסה במועד קבלתו, אלא רק במועד פירעונו או הסבתו לאחר. עם זאת, מודגשת כאן החובה להוציא קבלה או אישור (אך לא חשבונית מס) מיד עם קבלת התשלום גם אם השיק הוא דחוי.
ראו בנושא מועד החיוב במס את סעיפים 29-24 לחוק מס ערך מוסף, התשל"ו-1975, ואת תקנה 7 לתקנות מס ערך מוסף, התשל"ו-1976.
המדווחים על בסיס מצטבר יכולים להקדים רכישת שירותים ומוצרים מסוימים (שאינם מלאי עסקי), שייחשבו להוצאה. זאת, כל עוד הרכישה היא בסכומים סבירים והיא חלק ממהלך העסקים הרגיל. ההבדל בין המדווחים על בסיס מצטבר לבין המדווחים על בסיס מזומן הוא בכך שהמדווחים על בסיס מצטבר אינם חייבים לשלם את הכסף לספק לפני סוף שנת המס. הקובע כאן הוא מועד הרכישה, ולא מועד התשלום בעבור הדבר הנרכש.
מודגש בזה כי מדובר בהקדמת הרכישה בפועל, ובכל אופן לא בהקדמת הרישום בפנקסי החשבונות.
רכישת נכסים קבועים תזכה את הרוכש בפחת היחסי לתקופה שנותרה עד סוף השנה. גם רכישת טובין המהווים מלאי עסקי, המתבצעת לקראת סוף השנה, אינה מקטינה את ההכנסה החייבת, מאחר שהמלאי שלא נמכר מופחת מעלות הקניות.
כדאי לדעת שבסיס מזומן לא תמיד פועל לטובתו של הנישום, ויש מקרים שבהם בעלי מקצועות חופשיים, למשל, מעדיפים לדווח על בסיס מצטבר דווקא. מאחר שבמציאות העסקית קיימים מקרים גבוליים רבים, כדאי לבדוק עם בעלי מקצוע או עם השלטונות, בכל מקרה של ספק, אם הנישום רשאי לבחור בבסיס מזומן, ואם הדבר רצוי במקרה שלו. האפשרויות של ויסות ההכנסות בין השנים תלויות, בין היתר, בשיטת הדיווח הנהוגה. רשויות המס אינן מאפשרות כל שנה מעבר משיטה לשיטה, והן דורשות עקביות בדיווח לתקופה ארוכה.
לא תמיד כדאי לנישום לבחור באפשרות של דחיית הכנסתו לשנה הבאה, גם אם הדבר אפשרי. כך למשל, מי שפתח עסק חדש (יחיד או שותפות), ויש לו הכנסה החייבת במס כבר השנה, והוא צופה בשנה הבאה להכנסה גבוהה בהרבה - צריך לדעת כי צירוף הכנסתו מ-2014 להכנסה הגבוהה ממנה ב-2015 יגרום לתשלומי מס בשיעור גבוה מן הקודם (בגלל הפרוגרסיביות של המס ואי ניצול ניכויים וזיכויים אישיים השנה).
יש להדגיש כי הפרשי עיתוי גורמים, בדרך כלל, לדחייה או להקדמה של תשלום המס, אך לפעמים גם לשינוי שיעורו.
אם יש צורך לבקש הקלה בניהול פנקסי חשבונות, רצוי לעשות זאת עד סוף חודש ספטמבר. שכן, אם פנה הנישום בדואר רשום עד מועד זה ולא קיבל את החלטת פקיד השומה עד סוף שנת המס, יראו את בקשתו כמאושרת לאותה שנת מס.
על בעלי מערכת חשבונות ממוחשבת, המפיקה תיעוד פנימי (חשבוניות, קבלות וכדומה), חלה חובה לצייד את המערכת במנגנון שיבטיח את השלמות ואת הרציפות של הנתונים במערכת בעת הפרעות בזרם החשמל.
אפשר לעשות זאת על ידי רכישת מכשיר אל-פסק או באמצעות תוכנה מתאימה. מכל מקום יש לוודא שהמכשיר או התוכנה אכן מבטיחים את שלמות הנתונים כנדרש. בהקשר זה מוזכר שוב כי אפשר לנהל את חשבונות העסק רק באמצעות תוכנות שאושרו לשימוש בידי נציבות מס הכנסה. בעת רכישת תוכנה יש לוודא כי אכן ניתן לה אישור כזה.